Chantal - Receptioniste BCN Zwolle
7:30- Ik start mijn dag met een kopje koffie en loop naar de receptie. De pc start ik op, log de telefoons in en de informatieschermen worden aangezet. Ik pak voor mijzelf en mijn collega's de daglijsten en de worksheets. Deze neem ik door zodat ik op de hoogte ben van bijzonderheden en welke gasten we mogen ontvangen vandaag.
8:00- Rond deze tijd komen de eerste gasten binnen. Veelal trainers zodat zij eerst rustig de tijd hebben om de les voor te bereiden. Ik werk al een lange tijd bij BCN waardoor ik veel trainers bij met achternaam aanspreek en verwelkom. Dit maakt dat zij zich welkom en hartelijk ontvangen voelen. Ik geef de sleutel van de zaal mee en de envelop met lunchbonnen. Daarnaast krijgen de trainers ook een ontbijtpakketje. Wel zo lekker op de vroege ochtend!
8:30 - 10:00- De meeste trainingen starten tussen 8:30 en 10:00 uur. Dit betekent dat het extra druk is bij de receptie. Mijn collega en ik ontvangen alle gasten open en staand achter de receptie. We verwijzen gasten door naar de juiste etage en zaal, maken kopieerwerk tussendoor en behandelen vragen van onze gasten.
10:00- Even tijd voor 10 minuten pauze. Ik draag bijzonderheden over aan mijn collega die mij overneemt bij de receptie. Ik pak een stuk fruit en een kop thee en ga met andere collega's even naar buiten!
10:30- Ik zie dat de post gesorteerd is en haal deze op. Ik filter op facturen en andere belangrijke post. Tussendoor komen er nog opdrachten voor kopieerwerk en telefoontjes binnen. Zo belt er een cursist die het pand niet kan vinden vanaf het station. De omgeving ken ik inmiddels goed en kan hem op de juiste manier naar ons pand begeleiden.
11:30- Lunchpauze! We lunchen vroeg en voor onze gasten aan. Zo weten we ook wat er geserveerd wordt en zijn we op de hoogte om vragen van gasten tijdens de lunch goed te beantwoorden.
12:00 - 13:00 De lunch voor onze gasten begint. Ik blijf vandaag in het restaurant om de gasten te ontvangen en ze een fijne lunch te wensen. Op deze manier hebben mijn collega's van het restaurant de tijd en alle aandacht om samen met de koks het buffet goed bij te houden en de gasten in het restaurant van dienst te zijn. Mijn andere collega neemt de receptie waar.
13:30- Alle lunchgasten zijn inmiddels geweest en ik loop weer naar de receptie. Ik verzamel alvast de bijzonderheden voor de overdracht en doe wat administratieve taken a.d.h.v. een checklist. Ondertussen belt er een collega van de afdeling reserveringen dat er nog een wijziging in aantallen is voor een avondbijeenkomst. Nu hebben we de tijd om de zaal ruimer te zetten zodat de trainer hier geen hinder aan ondervind en de extra cursist een plekje heeft!
15:00- Tijd voor de overdracht! De collega's van de ochtend- en avonddienst verzamelen zich om bijzonderheden van de ochtend te bespreken en ook wat er op het programma staat aan diners, borrels etc. Zo maakt het dat er excellent en effectief gewerkt kan worden. Ook deel ik mee dat er een docent is die vandaag voor het eerst les geeft en we haar een afreispakketje meegeven voor onderweg.
15:30 - De werkdag zit erop! Het is fijn om vandaag veel voor onze gasten te hebben gedaan door goede communicatie met de collega's. Zo zetten we 'The Extra Mile' en wordt trainen bij BCN bijzonder effectief!
